Pak de grip terug op je agenda: 7 tijdmanagement tips voor marketeers

Als mede marketeer herken je het vast: je start de dag met een planning. Maar nog voor je goed en wel op gang bent, vliegen de spoedverzoeken je om de oren. Een collega wil “even snel” hulp bij een presentatie. Een klant belt met een dringende vraag, en je inbox stroomt vol. Tussendoor pingelen de notificaties van e-mail en Teams onafgebroken. Voor je het weet wordt jouw agenda volledig bepaald door andermans verzoeken en kom je aan je eigenlijke werk nauwelijks toe.

Uit een onderzoek onder 1.400 kenniswerkers bleek zelfs dat “aan te veel dingen tegelijk werken” (multitasken) voor 60% de grootste productiviteitskiller is, gevolgd door onduidelijke prioriteiten (31%) en te veel verzoeken van anderen (28%)​. Marketingprofessionals besteden hierdoor gemiddeld nog maar 36% van hun tijd aan het werk waarvoor ze eigenlijk zijn aangenomen​. Hoe blijf je dan productief en bewaak je je tijd in zo’n hectische omgeving? Hieronder deel ik 7 concrete tips die mij enorm hebben geholpen om de regie over mijn werkdag terug te pakken.

1. Stel je prioriteiten scherp

Begin iedere werkdag met het bepalen van jouw belangrijkste taken. Dus niet van een ander. Zonder duidelijke prioriteiten schiet je namelijk direct in de reactiemodus en laat je automatisch anderen jouw dag volledig invullen​. Je rent van ad-hoc klus naar klus. Je mist daarbij deadlines en werkt ’s avonds laat nog om het in te halen. Volgensmij is dat het perfecte recept voor stress en burn-out​. Bedenk daarom iedere ochtend welke 2 à 3 taken écht voorrang hebben op die dag. Deze MIT’s (Most Important Tasks) vormen jouw leidraad. Uit onderzoek van Wrike blijkt dat onduidelijke prioriteiten een grote oorzaak zijn van productiviteitsverlies. Dus bewust de keuze te maken wat je eerst doet, houd je volledig de controle. Focus eerst op deze kerntaken voordat de drukte en chaos begint. Zo voorkom je dat je dag al vol zit voordat je aan jouw eigenlijke werk toekomt.

2. Reserveer ‘focustijd’ in je agenda

3. Beperk afleidingen zoveel mogelijk

Continue afleiding is funest voor je productiviteit. Elke keer dat je gestoord wordt door een melding of telefoontje, raak je uit je concentratie. En kost het je flink wat tijd om er weer in te komen. Onderzoek van de Universiteit van Californië laat zien dat het wel 23 minuten duurt om na een onderbreking weer volledig gefocust verder te werken​. Dus. even dat “korte vraagje” van vijf minuten kan je gewoon bijna een halfuur aan effectieve werktijd kosten. Bovendien vergroot elke ‘interruptie’ de kans op fouten. Slechts een paar seconden naar je whatsappje of snapchatje bekijken kan er al toe leiden dat je daarna dubbel zoveel fouten maakt in je werk​. Het loont dus ten alle tijden om afleidingen proactief te verminderen. Hierbij enkele tips om dit te doen:

4. Pak de regie over je eigen grenzen

Tijd is kostbaar en je hebt er maar weinig van. Wees daarom selectief met verzoeken van collega’s die je komen storen met weer een nieuw spoedje. Je kunt zeker ‘ja’ zeggen, zolang je maar duidelijk maakt wat de impact hiervan is op je al bestaande werkzaamheden. Doe dit door transparant te communiceren over welke andere taken je daardoor eventueel moet uitstellen of laten vallen. Je geeft helderheid en creëert automatisch begrip. Voorbeeld: “Ik kan dat zeker voor je doen, alleen betekent dit wel dat ik de planning voor project X even aan de kant moet leggen. Vind je dat goed?”

Met deze aanpak geef je je gesprekspartner inzicht in jouw werklasten. Hoe fijn is dat? Door deze techniek toe te passen blijf je proactief regie houden over jouw agenda en voorkom je onnodige stress en overbelasting.

Mocht je nou écht merken dat een verzoek niet past of natuurlijk echt geen prio heeft. Dan blijft ‘nee’ zeggen altijd een optie. Zie dit echter wel als noodoplossing. En als je dan nee zegt, leg dan altijd kort en vriendelijk uit waarom dit verzoek op dit moment niet haalbaar is. Zo houd je de relatie met je collega’s goed en zorg je ervoor dat zij jou begrijpen.

5. Laat ruimte voor onvoorziene taken

6. Doe één ding tegelijk (vermijd multitasken)

Misschien is deze punt een beetje voordehand liggend. Toch trappen veel marketeers in de valkuil. Velen denken efficiënter te zijn door te multitasken. Een social post inplannen terwijl je ook een briefing schrijft en tussendoor dan ook nog even die chatberichten beantwoordt. In werkelijkheid versplinter je daarmee je aandacht. Je brein moet constant schakelen en dat gaat ten koste van je concentratie en geheugen​. Uit onderzoek van Stanford blijkt dat mensen die veel dingen tegelijk proberen te doen, aanzienlijk slechter presteren op eenvoudige geheugentests dan mensen die zich op één ding richten​. Heavy multitaskers zijn vaker automatisch afgeleid en verliezen langzaam aan het vermogen om te focussen​. Niet voor niets gaf 60% van de professionals in de eerder benoemde enquête van Wrike aan dat te veel tegelijkertijd doen de grootste belemmering voor hun productiviteit is . De oplossing: single-tasking. Richt je op één taak tegelijk, afronden, en dán door naar de volgende. Je zult merken dat je sneller klaar bent en minder fouten maakt. Moet je toch schakelen tussen projecten (wat in marketing soms onvermijdelijk is), probeer dan te werken per project of thema in plaats van door elkaar. En het zal waarschijnlijk aanvoelen alsof je minder doet. Maar geloof me de kwaliteit en snelheid van je werk zullen juist toenemen.

7. Focus op je kerntaken. Delegeer of automatiseer de rest

Moeite om het écht toe te passen?

Vind je het lastig om deze tips écht toe te passen in de praktijk? Dat is helemaal niet gek. Weten wat je moet doen is vaak makkelijker dan het ook daadwerkelijk doen. Tijdens onze trainingen ga je dieper in op jouw eigen patronen en leer je waarom goede adviezen soms niet blijven hangen. Samen met een professionele trainer ontdek je wat jij nodig hebt om wél in actie te komen en blijvende verandering te realiseren. Nieuwsgierig? Bekijk onze trainingen en ontdek wat ze voor jou kunnen betekenen.