Copilot Studio of Power Automate: wat gebruik je voor welke taak?

Een aanvraag goedkeuren, informatie uit documenten opzoeken of een klantvraag verwerken: het zijn allemaal werkzaamheden die je deels kunt automatiseren. Maar welk hulpmiddel gebruik je daarvoor? Kies je Microsoft Copilot Studio, Power Automate of een combinatie?

Power Automate is een logisch vertrekpunt als je een proces met vooraf bepaalde stappen wilt automatiseren. Copilot Studio past bij toepassingen waarin een AI-agent vragen moet begrijpen, kennis moet raadplegen en passende acties moet uitvoeren. Dat onderscheid helpt bij je eerste keuze, maar de mogelijkheden overlappen.

Hieronder vergelijken we de oplossingen aan de hand van drie herkenbare werksituaties. Zo ontdek je welke aanpak bij jouw proces past en welke vaardigheden je daarvoor nodig hebt.

Stel jezelf eerst deze vraag: kan ik vóór de uitvoering beschrijven welke stappen het proces moet volgen?

Bij een workflow bepaal je bijvoorbeeld: zodra een aanvraag binnenkomt, controleer je de gegevens, stuur je een goedkeuringsverzoek en registreer je de uitkomst. Ook uitzonderingen kun je als voorwaarden opnemen.

Bij een AI-agent kan de route afhangen van de vraag en de context. “Hoe vraag ik een laptop aan?” vraagt om uitleg. “Wat is de status van mijn laptopaanvraag?” vraagt om het ophalen van gegevens. Binnen de instructies en toegestane hulpmiddelen kan de agent een passende vervolgstap kiezen.

Dat betekent niet dat iedere agentactie door AI wordt bepaald. Juist voor het wijzigen van gegevens of uitvoeren van transacties is een vastgelegde flow vaak nuttig. Microsoft maakt daarbij onderscheid tussen Power Automate-cloudflows voor algemene automatisering en agentflows die binnen Copilot Studio worden gebouwd en gebruikt. Beide kunnen elkaar aanvullen. Lees Microsofts vergelijking van cloudflows en agentflows

Een medewerker wil een opleiding volgen en dient een aanvraag in. De leidinggevende beoordeelt de aanvraag. Vervolgens krijgt de medewerker bericht en wordt de beslissing geregistreerd.

Voor dit proces is Power Automate een logisch vertrekpunt. Het beginpunt, de beoordelaar en de vervolgstappen zijn vooraf vast te leggen. De goedkeuringsfunctionaliteit ondersteunt processen waarin een mens de beslissing neemt. Bekijk hoe goedkeuringen in Power Automate werken.

Een mogelijke inrichting is:

1. De medewerker dient de opleidingsaanvraag in.
2. Een flow stuurt de aanvraag naar de juiste leidinggevende.
3. De leidinggevende keurt de aanvraag goed of wijst deze af.
4. De flow registreert de uitkomst en informeert de medewerker.

Copilot Studio wordt interessant als medewerkers ook hulp nodig hebben vóór het indienen. Bijvoorbeeld bij vragen over het opleidingsbeleid of de benodigde gegevens. Een agent kan dan het eerste aanspreekpunt zijn, terwijl de workflow het goedkeuringsproces afhandelt.

De ontwerpkeuze is dus: heeft de medewerker vooral een formulier nodig, of ook een gesprek om tot een complete aanvraag te komen?

Medewerkers stellen regelmatig vragen over thuiswerken, declaraties of interne procedures. De antwoorden staan in documenten, maar het kost tijd om de juiste passage te vinden.

Copilot Studio is een passend vertrekpunt wanneer je deze informatie via vragen en antwoorden toegankelijk wilt maken. Je kunt kennisbronnen koppelen, zoals SharePoint en documenten. De agent gebruikt die bronnen om antwoorden te onderbouwen. Welke toegang een gebruiker heeft, hangt mede af van het type bron en de ingestelde authenticatie. Lees meer over kennisbronnen in Copilot Studio.

Een medewerker zou bijvoorbeeld kunnen vragen:

“Welke gegevens moet ik aanleveren om een zakelijke reis te declareren?”

Bij het ontwerpen van zo’n oplossing moet je vooral aandacht besteden aan de kwaliteit van de informatie. Zijn de documenten actueel? Spreken verschillende versies elkaar tegen? En is duidelijk wie verantwoordelijk is voor wijzigingen?

Maak ook onderscheid tussen informatie vinden en een document verwerken. Een vraag beantwoorden over de declaratieregels is een andere taak dan iedere ingediende declaratie registreren en doorsturen. Voor dat tweede proces ligt een workflow meer voor de hand.

Een bruikbare test voor een kennisagent is daarom: geeft deze bij verschillende formuleringen van dezelfde vraag een correct, onderbouwd antwoord?

Een klant meldt: “Ik heb het verkeerde product ontvangen. Hoe lossen we dit op?”

In een mogelijke inrichting vraagt een agent om ontbrekende informatie, raadpleegt deze de retourvoorwaarden en helpt deze de klant verder. Zodra duidelijk is welke actie nodig is, kan een gekoppelde flow bijvoorbeeld een servicemelding aanmaken.

Hier is een combinatie van Copilot Studio en een flow een logisch ontwerp. Copilot Studio ondersteunt de interactie en het gebruik van kennis. De flow legt de afgesproken verwerking vast. Afhankelijk van je inrichting kan dat een agentflow of een geschikte Power Automate-cloudflow zijn.

Bepaal vooraf welke handelingen automatisch mogen plaatsvinden. Een melding registreren kan een andere controle vereisen dan een terugbetaling uitvoeren. Leg ook vast wanneer een medewerker de behandeling overneemt.

Niet iedere klantvraag vraagt om een agent. Als klanten via een formulier alle benodigde gegevens aanleveren en iedere melding dezelfde route volgt, kan een workflow voldoende zijn. Het gesprek voegt vooral waarde toe wanneer vragen uiteenlopen of informatie ontbreekt.

Een combinatie is vooral nuttig wanneer gebruikers ondersteuning nodig hebben én er daarna een proces moet worden uitgevoerd. Denk aan een medewerker die eerst uitleg krijgt over een aanvraag en deze vervolgens direct wil indienen.

Je hoeft daarvoor niet automatisch bestaande Power Automate-flows opnieuw te bouwen. Microsoft ondersteunt het toevoegen van geschikte flows aan een agent. Daarvoor gelden technische voorwaarden, waaronder specifieke onderdelen voor het aanroepen van de flow en het teruggeven van een antwoord. Bekijk de voorwaarden voor flows in Copilot Studio.

Beantwoord bij het ontwerp drie vragen:

• Wat moet de agent begrijpen? Bijvoorbeeld de bedoeling van een vraag of welke informatie nog ontbreekt.
• Wat moet de flow uitvoeren? Bijvoorbeeld gegevens vastleggen, een verzoek doorsturen of een status ophalen.
• Waar beslist een medewerker? Bijvoorbeeld bij uitzonderingen of aanvragen die beoordeling vereisen.

Zo krijgt ieder onderdeel een duidelijke taak en kun je gericht testen waar iets misgaat.

Begin bij proceskennis. Je moet weten wat een aanvraag compleet maakt, welke uitzonderingen voorkomen en wie verantwoordelijk is voor de uitkomst.

Voor een oplossing met Power Automate is het nuttig om te kunnen werken met triggers, acties, voorwaarden en gegevensvelden. Besteed daarnaast aandacht aan foutafhandeling: wat gebeurt er als een systeem niet bereikbaar is of informatie ontbreekt?

Voor een oplossing met Copilot Studio komen daar andere ontwerpvragen bij. Hoe geef je een agent duidelijke instructies? Welke kennisbronnen zijn geschikt? Hoe test je antwoorden op onduidelijke of onvolledige vragen?

Bij een combinatie moet je bovendien bepalen welke gegevens de agent doorgeeft aan de flow en hoe het resultaat terugkomt bij de gebruiker. Test daarom het volledige proces: van de eerste vraag tot de uiteindelijke registratie of afhandeling.

Heb je al besloten dat een agent bij jouw toepassing past? Lees dan ons stappenplan om zelf een AI-agent te maken met Copilot Studio.

Kies één terugkerende taak als startpunt. Beschrijf welke invoer nodig is, wat de gewenste uitkomst is en waar iemand moet kunnen ingrijpen. Daarmee wordt duidelijk of je vooral een workflow, een AI-agent of beide nodig hebt.

Wil je leren hoe je agents bouwt en uitbreidt met procesautomatisering? In de training Microsoft Copilot Studio – PL-7008 werk je onder meer met onderwerpen, gespreksstromen, entiteiten, variabelen en generatieve AI. Ook het aanroepen van Power Automate-flows vanuit een copilot komt aan bod.

Bekijk de training Microsoft Copilot Studio – PL-7008 bij Startel.