Hoe stel je retentiebeleid in binnen Microsoft 365 Compliance?

Retentiebeleid stel je in via het Microsoft Purview compliance portal, het centrale beheerplatform binnen Microsoft 365 voor informatiebeheer en gegevensbescherming. Daar vind je onder het onderdeel “Gegevensbeheer” alle opties om retentiebeleid aan te maken, te configureren en toe te wijzen aan specifieke locaties zoals mailboxen, SharePoint-sites en Teams-kanalen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe retentiebeleid precies werkt, wat de configuratiemogelijkheden zijn en wat je kunt verwachten zodra het beleid actief is.

Waar stel je retentiebeleid in binnen Microsoft 365?

Retentiebeleid beheer je via het Microsoft Purview compliance portal, bereikbaar via compliance.microsoft.com. Navigeer naar Gegevensbeheer en vervolgens naar Bewaarbeleid. Hier kun je nieuw beleid aanmaken, bestaand beleid bewerken en de status van actief beleid monitoren. Je hebt hiervoor minimaal de rol van Compliance Administrator nodig.

Het Purview compliance portal is het enige gecentraliseerde punt binnen Microsoft 365 waar je retentiebeleid op organisatieniveau kunt beheren. Beheerders met de juiste rechten kunnen vanuit dit portaal beleid uitrollen naar duizenden gebruikers tegelijk, zonder dat zij daar zelf iets voor hoeven te doen. Het is belangrijk dat je de benodigde beheerdersrechten hebt voordat je begint, anders zijn de relevante menu-opties niet zichtbaar of niet bewerkbaar.

Wat is het verschil tussen retentiebeleid en retentielabels?

Retentiebeleid past automatisch en breed bewaarregels toe op een volledige locatie, zoals alle mailboxen of alle SharePoint-sites. Retentielabels zijn granulaire tags die gebruikers of beheerders handmatig of automatisch op individuele documenten of e-mails plaatsen. Het verschil zit in scope: beleid werkt top-down op containerniveau, labels werken op itemniveau.

Retentiebeleid: breed en automatisch

Met retentiebeleid bepaal je dat alles op een bepaalde locatie gedurende een vaste periode bewaard of verwijderd wordt. Dit is ideaal voor organisatiebrede compliance-vereisten waarbij je niet wilt dat gebruikers zelf keuzes maken. Denk aan een regel die alle e-mail in Exchange zeven jaar bewaart, ongeacht de inhoud.

Retentielabels: specifiek en flexibel

Retentielabels bieden meer controle op itemniveau. Ze kunnen automatisch worden toegepast op basis van gevoelige informatietypes of trefwoorden, maar ook handmatig door eindgebruikers. Labels ondersteunen bovendien geavanceerde functies zoals disposition review, waarbij een beheerder content actief beoordeelt voordat die definitief wordt verwijderd. Labels zijn de juiste keuze wanneer verschillende soorten content binnen dezelfde locatie verschillende bewaartermijnen vereisen.

Hoe maak je een nieuw retentiebeleid aan in Microsoft Purview?

Een nieuw retentiebeleid aanmaken doe je in het Purview compliance portal via Gegevensbeheer, dan Bewaarbeleid, en vervolgens door op “Nieuw bewaarbeleid” te klikken. Je doorloopt een wizard waarbij je achtereenvolgens een naam geeft, locaties selecteert, de bewaartermijn instelt en het beleid publiceert.

De stappen in detail zijn:

1. Ga naar compliance.microsoft.com en meld je aan met een beheerdersaccount.
2. Navigeer naar Gegevensbeheer en kies Bewaarbeleid.
3. Klik op Nieuw bewaarbeleid en geef het beleid een herkenbare naam en beschrijving.
4. Kies de beheerstatus: adaptief of statisch. Statisch beleid werkt met vaste locaties; adaptief beleid past zich dynamisch aan op basis van kenmerken zoals afdeling of land.
5. Selecteer de locaties waarop het beleid van toepassing is.
6. Stel in of content bewaard, verwijderd, of eerst bewaard en daarna verwijderd moet worden, en geef de bewaartermijn op.
7. Controleer de instellingen en klik op Indienen om het beleid te activeren.

Na publicatie begint Microsoft 365 het beleid uit te rollen naar de geselecteerde locaties. Het is verstandig om beleid eerst te testen op een kleine groep gebruikers of locaties voordat je het breed uitrolt.

Welke locaties kun je opnemen in een retentiebeleid?

Binnen een retentiebeleid in Microsoft Purview kun je kiezen uit meerdere locaties: Exchange-e-mail, SharePoint-sites, OneDrive-accounts, Microsoft 365-groepen, Teams-kanaalberichten, Teams-chats en Viva Engage. Elke locatie kan afzonderlijk worden in- of uitgeschakeld, en je kunt specifieke gebruikers of sites opnemen of uitsluiten.

De beschikbare locaties zijn:

• Exchange-e-mail: mailboxen van individuele gebruikers
• SharePoint-sites: documentbibliotheken en sitecollecties
• OneDrive-accounts: persoonlijke opslagruimte van gebruikers
• Microsoft 365-groepen: gedeelde mailboxen en bijbehorende SharePoint-sites
• Teams-kanaalberichten: berichten in standaard- en privékanalen
• Teams-chats: privéconversaties tussen gebruikers
• Viva Engage: communityberichten en privéberichten

Het is mogelijk om voor dezelfde locatiesoort meerdere beleidsregels met verschillende termijnen in te stellen, bijvoorbeeld een kortere bewaartermijn voor Teams-chats dan voor SharePoint-documenten. Let er wel op dat sommige locaties, zoals Teams, speciale bewaarcontainers gebruiken die afwijken van de standaard Exchange-mailbox.

Hoe lang duurt het voordat retentiebeleid van kracht wordt?

Nadat je retentiebeleid hebt gepubliceerd in Microsoft Purview, duurt het doorgaans tot zeven dagen voordat het volledig van kracht is voor alle geselecteerde locaties. Voor grotere omgevingen met veel gebruikers of sites kan dit oplopen. Microsoft geeft aan dat de propagatietijd afhankelijk is van de omvang van de organisatie.

Tijdens de uitrolperiode verwerkt Microsoft 365 de beleidsinstellingen op de achtergrond. Content die al aanwezig is op de geselecteerde locaties valt direct onder het nieuwe beleid zodra de propagatie voor die locatie voltooid is. Nieuw aangemaakte content wordt beschermd zodra het beleid actief is op de betreffende locatie. Je kunt de status van het beleid volgen in het Purview portal, waar wordt aangegeven of het beleid actief, in behandeling of uitgeschakeld is.

Wat gebeurt er met content die onder meerdere retentiebeleidsregels valt?

Wanneer content onder meerdere retentiebeleidsregels valt, past Microsoft 365 het principe van de langste bewaartermijn toe. Content wordt zo lang mogelijk bewaard op basis van het meest restrictieve beleid. Als één beleid bepaalt dat content drie jaar bewaard moet worden en een ander beleid vijf jaar, dan wordt de content vijf jaar bewaard.

Voor verwijdering geldt het omgekeerde principe: content wordt pas verwijderd als alle van toepassing zijnde beleidsregels toestaan dat de content verwijderd mag worden. Dit voorkomt dat content per ongeluk te vroeg wordt gewist omdat een minder restrictief beleid eerder afloopt. Microsoft noemt dit de behoudsregel of “preservation principle.”

Concreet betekent dit:

• Bewaring wint altijd van verwijdering wanneer beleidsregels conflicteren.
• De langste bewaartermijn is altijd leidend bij overlappende bewaarperiodes.
• Verwijdering vindt pas plaats als alle actieve beleidsregels voor die content zijn verlopen.
• Retentielabels op itemniveau kunnen in specifieke gevallen voorrang krijgen boven beleid op locatieniveau.

Dit mechanisme zorgt voor een robuuste compliance-infrastructuur, maar het is ook een reden om het beleid zorgvuldig te plannen. Overlappende beleidsregels zonder goede documentatie kunnen leiden tot langere bewaartermijnen dan bedoeld, met mogelijke gevolgen voor opslagkosten en privacyverplichtingen.

Hoe Startel helpt met Microsoft 365 compliance en retentiebeleid

Het correct configureren van retentiebeleid vereist niet alleen technische kennis van Microsoft Purview, maar ook inzicht in wet- en regelgeving rondom informatiebeheer. Wij bieden gerichte Microsoft 365 trainingen die je de praktische vaardigheden geven om compliance-instellingen zelfstandig en correct te beheren.

Wat onze trainingen bieden:

• Hands-on begeleiding bij het configureren van retentiebeleid en retentielabels in Microsoft Purview
• Inzicht in de werking van Microsoft 365 Compliance als onderdeel van bredere beveiligings- en gegevensbeheerstrategieën
• Voorbereiding op officiële Microsoft-certificeringen die aantonen dat je de materie beheerst
• Flexibele leervormen: klassikaal, live online of zelfstudie, afgestemd op jouw planning
• Trainingen die ook geschikt zijn als voorbereiding op Microsoft Copilot training, waarbij compliance-kennis een directe rol speelt

Wil je weten welke training het beste aansluit bij jouw situatie of die van jouw team? Neem dan gerust contact met ons op en we helpen je verder.