Hoe werkt Power Automate voor beginners? Maak je eerste flow

Power Automate is een hulpmiddel van Microsoft waarmee je terugkerende taken automatisch kunt uitvoeren. Met Power Automate voor beginners kun je bijvoorbeeld e-mails verwerken, meldingen versturen en bestanden organiseren zonder dat je hoeft te programmeren.

Stel dat je iedere dag belangrijke e-mails ontvangt en je collega’s daarvan op de hoogte moet brengen. Normaal gesproken open je Outlook, lees je het bericht en stuur je zelf een melding in Microsoft Teams. Met Power Automate kun je dit proces automatiseren.

Een paar voorbeelden van wat je kunt automatiseren:

• Automatisch een Teams-melding ontvangen bij een belangrijke e-mail.
• Bijlagen uit Outlook opslaan in SharePoint.
• Een goedkeuringsverzoek versturen wanneer iemand een formulier invult.
• Automatisch herinneringen versturen voor terugkerende werkzaamheden.

Power Automate is onderdeel van Microsoft Power Platform. Wil je meer weten over de andere mogelijkheden? Lees dan ook ons artikel over Microsoft Power Platform.

Power Automate werkt met zogenaamde flows. Een flow is een reeks stappen die automatisch wordt uitgevoerd wanneer er iets gebeurt. Hiervoor gebruikt Power Automate triggers, acties en eventueel voorwaarden.

De drie belangrijkste begrippen zijn:

1. Trigger
   De gebeurtenis die een flow start. Bijvoorbeeld wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt.
2. Actie
   De taak die Power Automate vervolgens uitvoert. Bijvoorbeeld een bericht versturen in Teams.
3. Voorwaarde
   Een extra controle die bepaalt welke actie wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld alleen doorgaan als een e-mail van een bepaalde afzender komt.

Je kunt deze onderdelen combineren om eenvoudige of uitgebreide processen te automatiseren.

Wil je meer leren over het opbouwen van flows? In de training Power Automate introductie leer je hoe triggers, acties en voorwaarden samenwerken.

Om met Power Automate te beginnen, heb je een Microsoft-account met toegang tot Power Automate nodig. Voor de oefening hieronder heb je daarnaast toegang tot Outlook en Microsoft Teams nodig.

Volg deze stappen om Power Automate te openen:

• Ga naar make.powerautomate.com.
• Meld je aan met je Microsoft-account.
• Selecteer eventueel de juiste werkomgeving.
• Open in het linkermenu Mijn stromen (My flows).

Je komt nu in de omgeving waar je jouw eigen automatiseringen kunt maken en beheren.

Let op: De beschikbare functies zijn afhankelijk van je Microsoft-licentie en de instellingen van jouw organisatie. Ook kan de indeling van Power Automate iets verschillen per gebruiker.

Je kunt je eerste Power Automate flow maken door een trigger in Outlook te koppelen aan een actie in Microsoft Teams. In dit voorbeeld ontvang je automatisch een Teams-melding wanneer er een e-mail binnenkomt met het woord ‘Offerte’ in het onderwerp.

Stap 1: Maak een nieuwe flow aan

Open Power Automate en ga naar Mijn stromen.

Selecteer Nieuwe stroom en kies vervolgens Geautomatiseerde cloudstroom (Automated cloud flow).

Geef de flow een herkenbare naam, bijvoorbeeld ‘Outlook naar Teams’.

Stap 2: Kies de juiste trigger

Zoek naar de Outlook-trigger When a new email arrives (V3) (Wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt).

Selecteer deze trigger en maak de flow aan. Stel indien nodig de verbinding met Outlook in.

De flow wordt nu gestart zodra een nieuwe e-mail binnenkomt die aan de ingestelde voorwaarden voldoet.

Stap 3: Stel het onderwerpfilter in

Open de instellingen van de Outlook-trigger en selecteer indien nodig de geavanceerde parameters.

Zoek het veld Subject Filter (Onderwerpfilter) en vul het volgende woord in:

Offerte

Hiermee zorg je ervoor dat de flow alleen wordt gestart wanneer een binnenkomende e-mail dit woord in het onderwerp bevat.

Stap 4: Voeg een Teams-actie toe

Selecteer het plusteken onder de trigger om een actie toe te voegen.

Zoek naar Microsoft Teams en kies bijvoorbeeld Post a message to myself. Hiermee kun je automatisch een bericht aan jezelf versturen.

Vul als bericht in:

Er is een nieuwe offerteaanvraag binnengekomen.

Je kunt ook dynamische inhoud toevoegen, zoals het onderwerp van de ontvangen e-mail. Zo zie je direct over welke e-mail de melding gaat.

Stap 5: Sla je flow op en test hem

Selecteer Opslaan en controleer of er geen fouten worden weergegeven.

Stuur vervolgens vanaf een ander e-mailadres een testmail naar je Outlook-account met als onderwerp:

Offerte nieuwe klant

Wacht totdat Power Automate de e-mail verwerkt. Als alles goed is ingesteld, ontvang je automatisch een bericht in Microsoft Teams.

Gefeliciteerd! Je hebt je eerste Power Automate flow gemaakt.

Wanneer een Power Automate flow niet werkt, ligt dat vaak aan een verkeerde instelling, ontbrekende toestemming of een probleem met de verbinding. Gelukkig kun je de meeste fouten eenvoudig terugvinden.

Dit zijn veelvoorkomende problemen:

1. De flow wordt niet gestart.
   Controleer of de flow is ingeschakeld en of de ontvangen e-mail aan het onderwerpfilter voldoet. Soms duurt het enkele minuten voordat de trigger wordt uitgevoerd.
2. De verbinding met Outlook of Teams werkt niet.
   Controleer of je bent aangemeld met het juiste account en of de verbinding nog geldig is.
3. De Teams-melding verschijnt niet.
   Controleer of je de juiste actie hebt geselecteerd en of je voldoende rechten hebt om het bericht te versturen.
4. Er staat een foutmelding in de flow.
   Open Mijn stromen, selecteer de betreffende flow en bekijk de uitvoeringsgeschiedenis (Run history). Hier zie je welke stap niet goed is gegaan.

Wil je ook leren hoe je uitgebreidere fouten herkent en oplost? Dit komt aan bod tijdens de Power Automate introductietraining.

Je kunt Power Automate zelfstandig leren door te beginnen met eenvoudige flows en deze steeds verder uit te breiden. Zodra je de basis begrijpt, kun je ook processen met meerdere stappen automatiseren.

Probeer bijvoorbeeld eens een flow te maken die:

• Binnenkomende e-mailbijlagen automatisch opslaat.
• Een goedkeuringsverzoek naar je leidinggevende verstuurt.
• Informatie uit Microsoft Forms verwerkt in SharePoint.

Bij uitgebreidere flows krijg je te maken met extra voorwaarden, koppelingen en foutafhandeling. Het is daarom belangrijk dat je begrijpt hoe deze onderdelen samenwerken.

Wil je hiervoor een goede basis leggen? Startel heeft meer dan 25 jaar ervaring met het verzorgen van IT-trainingen. In de training Power Automate introductie leer je aan de hand van praktische opdrachten hoe je zelf werkprocessen kunt automatiseren.