Hoe gebruik je AI om vergaderingen, documenten en e-mails sneller te verwerken?

De winst zit op drie momenten. Vooraf laat je AI een agenda opstellen of vragen bedenken op basis van de stukken die je hebt gekregen. Tijdens de vergadering laat je de transcriptie meelopen, zodat je niet hoeft te notuleren en echt kunt meepraten. Achteraf laat je een samenvatting maken met de besluiten en actiepunten eruit.

Belangrijk: die samenvatting werkt alleen als de transcriptie aanstaat. Zonder transcript is er niets om op terug te vallen en blijft de recap beperkt tot de opname. Spreek dat dus als team af, inclusief hoe je omgaat met vergaderingen waarin gevoelige informatie langskomt.

Loop de actiepunten daarna wel zelf na. AI haalt er betrouwbaar uit wát er is gezegd, maar niet altijd wie waarvoor verantwoordelijk is of wat er uiteindelijk is besloten toen het gesprek alle kanten opging. Die correctie kost je twee minuten en voorkomt dat een verkeerd actiepunt een week doorloopt.

Dit levert in de praktijk de meeste verwarring op. De AI-recap in Teams, met automatische notities, actiepunten en sprekersmarkeringen, heb je met Teams Premium of met Microsoft 365 Copilot. Eén van beide is genoeg; je hebt ze niet allebei nodig voor deze functie.

Wat Teams Premium er niet bij geeft, is Copilot in Word, Outlook, Excel en PowerPoint. Wil je AI ook in je documenten en mail gebruiken, dan is dat een Microsoft 365 Copilot-licentie. Aangepaste samenvattingssjablonen vallen eveneens onder Copilot.

Nog een praktisch punt: de recap is alleen toegankelijk voor genodigden binnen je eigen organisatie. Externe deelnemers zien hem niet, ook niet als ze bij de vergadering waren. Wil je iets met hen delen, dan stuur je zelf een samenvatting door.

Bij documenten zit de tijdwinst minder in schrijven en meer in lezen. Je kunt een lang rapport laten samenvatten, gericht vragen stellen over de inhoud (“wat staat er over de planning?”), twee versies laten vergelijken op verschillen, of een eerste opzet laten maken op basis van bestanden die je zelf aanwijst.

Dat laatste is de sleutel: geef altijd expliciet aan welke bron gebruikt moet worden. Een opzet die op je eigen documenten is gebaseerd, is bruikbaar. Een opzet die uit algemene kennis komt, klinkt hetzelfde maar past niet bij jouw organisatie, en dat merk je pas als iemand ernaar vraagt.

Werk daarnaast van grof naar fijn. Vraag eerst om een structuur of een korte samenvatting, controleer of die klopt, en laat pas daarna uitschrijven. Wie meteen om een volledige tekst vraagt, is meer tijd kwijt aan herschrijven dan aan zelf beginnen.

Bij mail werken vier dingen goed: een lange thread laten samenvatten voordat je erin duikt, de actiepunten eruit laten halen, een concept-antwoord laten opstellen en de toon van je eigen tekst laten bijstellen als je twijfelt of iets te kort of te scherp overkomt.

Wat je beter niet doet, is een gevoelige mail volledig laten schrijven en ongelezen versturen. Bij slecht nieuws, een klacht of een onderhandeling is de formulering het werk, en dat is precies het stuk waar AI de context mist. Gebruik het daar als spiegel: laat de mail beoordelen op toon voordat je hem verstuurt, niet als vervanger van je oordeel.

Controleren en beslissen. AI-output klinkt even overtuigend als hij klopt en als hij niet klopt, en dat is bij samenvattingen extra verraderlijk omdat je de oorspronkelijke tekst juist niet hebt gelezen. Steekproefsgewijs terugkijken in het transcript of het brondocument hoort er dus bij. Hoe je dat handig doet, lees je in hoe controleer je AI-antwoorden.

Twijfel je nog welke taken zich hier überhaupt voor lenen, dan helpt welke werkzaamheden kun je automatiseren of versnellen met AI je bij het selecteren.

Het lastige is zelden de knop, maar de formulering. In de training Work smarter with AI (AI-3025) oefen je in één dag precies dit: herkennen bij welke taken Microsoft Copilot je helpt, begrijpen hoe Copilot informatie verwerkt, en prompts schrijven die bruikbare output geven. Je werkt in een labomgeving, dus je doet het zelf in plaats van dat je erover hoort.

Je hebt geen voorkennis nodig en ook geen eigen Copilot-licentie; als je een oefenaccount nodig hebt, regelen we dat. De training is Nederlandstalig en klassikaal of virtueel te volgen. Liever in je eigen tempo, dan is er de e-learningvariant. Voor een heel team kan de dag incompany worden ingevuld met jullie eigen vergaderingen, documenten en mailstromen als casus. Startel leidt al ruim 25 jaar professionals op en ziet dat teams die dezelfde werkwijze afspreken er structureel meer uithalen dan losse enthousiastelingen.