Hoe maak je van ChatGPT een vaste AI-assistent voor je dagelijkse werk?

Omdat je in een los gesprek elke keer alles opnieuw meegeeft: wie je bent, voor wie je schrijft, welke toon gewenst is en welke afspraken gelden. Het resultaat is dan wel bruikbaar, maar nooit consistent. Twee collega’s die dezelfde vraag stellen, krijgen twee verschillende antwoorden.

Een vaste assistent los je dus niet op met een langere prompt. Je lost het op door de dingen die altijd gelden ergens vast te zetten, zodat je prompt alleen nog gaat over de taak van vandaag. Dat scheelt niet alleen tijd, het maakt de output ook voorspelbaar genoeg om op te bouwen.

Vier lagen, met elk een ander bereik. Wie ze door elkaar haalt, zet werkafspraken op de verkeerde plek en vraagt zich af waarom ze niet blijven plakken.

Aangepaste instructies zijn beschikbaar op alle abonnementen en gelden meteen voor al je gesprekken. Zet er alleen dingen in die altijd waar zijn: je functie en vakgebied, je doelgroep, de taal waarin je wilt werken en hoe je antwoorden wilt ontvangen. Bijvoorbeeld: eerst het antwoord, dan de onderbouwing, geen opsommingen tenzij je erom vraagt. Hoeveel tekst je kwijt kunt, verschilt per abonnement.

Het geheugen werkt anders: dat vult zich gaandeweg met wat ChatGPT belangrijk vindt uit je gesprekken, en het kan ook teruggrijpen op recente chats. Handig, maar controleer het af en toe. Vraag simpelweg wat er over je is opgeslagen en gooi weg wat niet klopt of niet meer actueel is. Klanten, dossiers en persoonsgegevens horen er niet in.

Een project is een aparte werkruimte waarin chats, bestanden en instructies bij elkaar staan. Alles wat je erin zet, geldt voor elk gesprek binnen dat project. Daarmee is het de plek voor werk dat blijft terugkomen: een klant, een dossier, een rapportage die elk kwartaal terugkeert.

Richt het in drie stappen in. Maak eerst het project aan en geef het een naam die je over drie maanden nog begrijpt. Voeg daarna je bronmateriaal toe: een tone-of-voice-document, een sjabloon, een paar goedgekeurde voorbeelden en de definities die binnen jouw organisatie gelden. Stel tot slot de projectinstructies in, via de drie puntjes rechtsboven onder Projectinstellingen. Beschrijf daar de rol, de vaste werkwijze en wat er nooit mag gebeuren.

Voorbeelden werken sterker dan regels. Eén goedgekeurde tekst in je project doet meer voor de consistentie dan tien zinnen uitleg over stijl.

Niet meer met een persoonlijk account. Sinds augustus 2026 kun je op Free, Go, Plus en Pro geen nieuwe GPT’s meer aanmaken of publiceren. Bestaande GPT’s blijven werken en kun je nog bewerken, en in een zakelijke werkomgeving (Business, Enterprise of Edu) kan het nog wel, als je beheerder dat toestaat.

Werk je zakelijk, dan zijn Skills inmiddels de route voor taken die iedereen op dezelfde manier moet uitvoeren: herbruikbare workflows met instructies en voorbeelden, die je met collega’s kunt delen. Die staan niet standaard aan, dus dat loopt via je beheerder. Werk je met een persoonlijk account, dan is een goed ingericht project je beste alternatief. Een overzicht van de overige functies vind je in slimmer werken met ChatGPT.

Door je opdrachten te behandelen als sjablonen in plaats van als eenmalige vragen. Bewaar de prompts die goed werkten in een document of in je project, met daarin steeds dezelfde vier onderdelen: de taak, het bronmateriaal, de vorm van het antwoord en de check die je erop wilt.

Bouw daarna één controlestap in die je altijd doet. Laat de aannames benoemen, laat samenvatten wat er is gebruikt, of vraag om drie punten waarop het antwoord fout kan zijn. En herzie je opzet elk kwartaal even: instructies verouderen, bronbestanden ook. Nieuw in ChatGPT? Begin dan eerst bij de basis van ChatGPT voordat je gaat inrichten.