Synced of federated Copilot connectors: wat past bij jouw data?

Het belangrijkste verschil is waar de externe informatie zich bevindt wanneer Copilot ermee werkt. Een synced connector haalt gegevens uit het bronsysteem en indexeert die binnen Microsoft 365 en Microsoft Graph. Een federated connector laat de informatie in het bronsysteem staan en haalt relevante gegevens op het moment van de vraag realtime op via Model Context Protocol (MCP).

1. Synced connector
   Bij een synced connector wordt externe content gekopieerd en geïndexeerd binnen Microsoft 365. Daardoor kan de informatie breed worden gebruikt in Microsoft 365 en zoekervaringen, maar de actualiteit hangt af van de ingestelde synchronisatie en crawls. Toegang kan op organisatie- of gebruikersniveau worden ingericht. Voor beheerders betekent dit dat je onder andere de crawls, het schema, de index en de toegangsrechten moet bewaken. Dit model past vooral bij grotere kennisbanken en andere relatief stabiele informatiebronnen die medewerkers vaak moeten kunnen doorzoeken.
2. Federated connector
   Bij een federated connector blijft de informatie in het oorspronkelijke bronsysteem staan. Copilot haalt de benodigde gegevens pas op het moment van de vraag realtime op. De toegang verloopt op gebruikersniveau en blijft gekoppeld aan de rechten die de gebruiker in het bronsysteem heeft. Je hoeft daardoor geen aparte index met externe content binnen Microsoft 365 te onderhouden, maar je bent tijdens het gebruik wel afhankelijk van de beschikbaarheid, authenticatie en toegangsrechten van de bron. Dit model past vooral bij dynamische of gevoelige gegevens die actueel moeten blijven en die je liever niet apart indexeert.

Microsoft biedt inmiddels meer dan 100 vooraf gebouwde Copilot connectors voor onder andere Google Drive, Confluence, Salesforce, ServiceNow, SAP en Jira. Dat aantal betreft het totale connector-ecosysteem: deze systemen zijn dus niet automatisch allemaal beschikbaar als federated connector.

Kies meestal voor synced als medewerkers dezelfde externe kennis regelmatig moeten kunnen vinden vanuit Copilot en Microsoft Search. Het model is vooral sterk wanneer vindbaarheid, semantisch zoeken en brede beschikbaarheid belangrijker zijn dan informatie die iedere seconde actueel moet zijn.

Een synced connector crawlt de bron en voegt content, metadata en toegangsrechten toe aan de Microsoft Graph-index. Die informatie kan daarna worden meegenomen in zoekresultaten en Copilot-antwoorden. Microsoft verwerkt geïndexeerde items bovendien voor semantische relevantie.

Denk bijvoorbeeld aan een grote documentverzameling, kennisbank of intranet waarvan de inhoud buiten Microsoft 365 staat. Voor zulke bronnen kan indexering praktischer zijn dan bij iedere vraag opnieuw het externe systeem raadplegen.

Daar staat beheer tegenover. Je moet onder meer nadenken over synchronisatiefrequentie, schema’s, toegangsrechten en eventuele fouten tijdens crawls. Een wijziging in het bronsysteem is bovendien pas beschikbaar nadat die verandering in de index is verwerkt.

Een federated connector past beter wanneer de bron snel verandert of wanneer je de data bewust niet in Microsoft 365 wilt indexeren. Copilot vraagt de benodigde informatie dan tijdens het gebruik rechtstreeks op uit het externe systeem via MCP.

Dat maakt federated interessant voor bijvoorbeeld actuele operationele informatie, klantgegevens of andere bronnen waarvan je liever het oorspronkelijke systeem leidend houdt. De gebruiker authenticeert met de eigen identiteit en kan alleen informatie benaderen waarvoor die persoon in het bronsysteem al toestemming heeft. Federated connectors zijn momenteel read-only.

Realtime betekent overigens niet automatisch dat iedere ervaring sneller wordt. Omdat Copilot tijdens de vraag afhankelijk is van het externe systeem en de verbinding daarmee, kunnen beschikbaarheid en responstijd van die bron ook invloed hebben. Het voordeel zit vooral in actualiteit en het ontbreken van een aparte Microsoft 365-index.

Geen van beide modellen is automatisch de veilige keuze. Het belangrijkste verschil is dat synced connectors een kopie van externe content indexeren binnen je Microsoft 365-omgeving, terwijl federated connectors de gegevens in de oorspronkelijke bron laten staan.

Bij synced connectors moeten de ingestelde toegangsrechten correct aansluiten op de bron. Microsoft waarschuwt expliciet dat een verkeerd ingestelde optie zoals zichtbaarheid voor iedereen kan leiden tot oversharing. Correct geconfigureerde connectors kunnen juist de bestaande ACL’s van het bronsysteem respecteren.

Federated connectors gebruiken de identiteit en rechten van de gebruiker in het externe systeem. Microsoft vermeldt daarnaast dat de verbinding gebruikmaakt van OAuth 2.0, dat gegevens niet in Microsoft 365 worden geïndexeerd en dat interacties kunnen worden geaudit in Microsoft Purview.

Copilot connectors sluiten rechtstreeks aan op het beheer- en extensibiliteitsdeel van MS-4017. Microsoft noemt binnen deze leerstof expliciet het verbinden van gegevensbronnen met Microsoft Graph connectors, het monitoren van connectors en het beheren van de manier waarop connectorcontent in Copilot verschijnt.

Wil je dit vanuit een beheerperspectief leren, dan sluit de Startel-training Manage and extend Microsoft 365 Copilot (MS-4017) hier inhoudelijk op aan. Bekijk de MS-4017-training bij Startel

Microsoft heeft inmiddels wel een opvolger voor MS-4017 aangekondigd. Daarom houdt Startel apart bij wat er met deze training verandert en welke opleiding ervoor in de plaats komt. Lees wat de opvolging van MS-4017 betekent

Met ruim 25 jaar ervaring in IT-opleidingen kijkt Startel daarbij niet alleen naar wat een connector technisch kan, maar vooral naar wat je als beheerder verantwoord kunt inzetten.

Kies synced voor brede, geïndexeerde kennis die goed doorzoekbaar moet zijn en federated voor actuele of gevoelige bronnen die je liever in het oorspronkelijke systeem houdt. In veel organisaties zal de beste architectuur uiteindelijk een combinatie zijn.

Inventariseer daarom per bron de gewenste actualiteit, zoekervaring, toegangsrechten en beheerlast. Pas daarna bepaal je of indexeren of realtime ophalen de logischste route is.