Hoe kun je een draaitabel maken in Excel? Stappenplan met voorbeelden

Een draaitabel in Excel is een hulpmiddel waarmee je grote hoeveelheden gegevens snel kunt samenvatten en analyseren. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig berekenen hoeveel omzet je per regio hebt behaald, welke producten het best verkopen of hoe vaak iets voorkomt.

Stel dat je een Excel-bestand hebt met honderden verkoopregels. Je wilt weten welke regio de meeste omzet oplevert. Normaal gesproken zou je gegevens moeten filteren of verschillende formules gebruiken. Met een draaitabel krijg je binnen enkele stappen een overzicht.

Je kunt de indeling bovendien aanpassen zonder de oorspronkelijke gegevens te veranderen. Daarom worden draaitabellen veel gebruikt voor rapportages, financiële overzichten en data-analyses.

Voordat je een draaitabel maakt, moeten je gegevens overzichtelijk in Excel staan. Iedere kolom heeft een duidelijke naam en iedere rij bevat één afzonderlijke registratie. Zorg dat er geen lege rijen of kolommen midden in je gegevens staan.

We gebruiken een eenvoudig voorbeeld met verkoopgegevens. Maak een Excel-bestand met drie kolommen: Regio, Product en Omzet.

Vul vervolgens deze zes regels in:

• Noord – Laptop – 1200
• Zuid – Monitor – 300
• Noord – Monitor – 250
• Zuid – Laptop – 1000
• Oost – Monitor – 200
• Oost – Laptop – 1100

Zorg dat de omzetbedragen als getallen zijn opgeslagen, niet als tekst.

Selecteer vervolgens een cel in je gegevens en druk op Ctrl + T. Vink aan dat je tabel kopteksten bevat. Excel maakt nu een echte tabel van je gegevens. Hierdoor worden nieuwe rijen gemakkelijker meegenomen wanneer je de draaitabel later vernieuwt.

Wil je uitgebreider leren werken met tabellen, filters en gegevensanalyses? Bekijk dan de training Microsoft Excel Gevorderd – Tabellen en Databases.

Een draaitabel maken in Excel doe je via het tabblad Invoegen. Je selecteert je gegevens, kiest Draaitabel en bepaalt vervolgens welke gegevens je wilt analyseren.

Volg deze stappen om met ons voorbeeld je eerste draaitabel te maken.

1. Selecteer je gegevens.
   Klik op een willekeurige cel binnen de Excel-tabel die je hebt gemaakt. Excel kan hierdoor het volledige gegevensbereik herkennen.
2. Open het tabblad Invoegen.
   Klik bovenaan op Invoegen en kies Draaitabel.
3. Kies de locatie.
   Controleer of het juiste gegevensbereik is geselecteerd. Kies Nieuw werkblad en klik op OK. Excel opent een nieuw werkblad met een lege draaitabel.
4. Voeg de regio’s toe.
   Rechts zie je het venster Draaitabelvelden. Sleep het veld Regio naar het onderdeel Rijen. Je ziet nu Noord, Oost en Zuid verschijnen.
5. Voeg de omzet toe.
   Sleep Omzet naar het onderdeel Waarden. Excel berekent nu automatisch de totale omzet per regio, zolang de waarden als getallen worden herkend.
6. Controleer het resultaat.
   Je ziet nu hoeveel omzet iedere regio heeft behaald. Je kunt de gegevens verder aanpassen door velden te verplaatsen of toe te voegen.

Als alles goed is gegaan, krijg je de volgende uitkomsten:

• Noord: € 1.450
• Oost: € 1.300
• Zuid: € 1.300
• Eindtotaal: € 4.050

Je hebt nu je eerste draaitabel gemaakt.

Een draaitabel bestaat uit vier onderdelen: Rijen, Kolommen, Waarden en Filters. Door velden tussen deze onderdelen te verplaatsen, bepaal je zelf hoe Excel de gegevens presenteert.

Rijen: Hier plaats je gegevens die onder elkaar moeten verschijnen, zoals regio’s of productnamen.

Kolommen: Hiermee verdeel je gegevens horizontaal, bijvoorbeeld om verschillende producten naast elkaar te vergelijken.

Waarden: Hier laat je Excel berekeningen uitvoeren, zoals de som, het gemiddelde of het aantal.

Filters: Hiermee bepaal je welke gegevens in het overzicht worden meegenomen.

Probeer in ons voorbeeld Product naar Kolommen te slepen. Je ziet nu per regio hoeveel omzet met laptops en monitoren is behaald.

Je kunt in een draaitabel zelf bepalen welke berekening Excel uitvoert. Naast een optelsom kun je bijvoorbeeld het gemiddelde, het aantal of de hoogste waarde berekenen.

Klik met de rechtermuisknop op een bedrag in je draaitabel en kies Waardeveldinstellingen. Selecteer vervolgens bijvoorbeeld Aantal in plaats van Som.

Excel toont nu hoeveel verkoopregels er per regio zijn geregistreerd, in plaats van de totale omzet.

Let op: als Excel direct het aantal toont terwijl je een som verwacht, zijn sommige bedragen mogelijk als tekst opgeslagen.

Met filters en sorteringen maak je een draaitabel overzichtelijker. Je kunt bijvoorbeeld alleen bepaalde producten bekijken of de regio’s sorteren op omzet.

Klik op het filterpijltje bij de rijlabels om specifieke regio’s te selecteren. Wil je de hoogste omzet bovenaan zetten? Klik dan met de rechtermuisknop op een omzetbedrag en kies een sortering van groot naar klein.

Je kunt ook een slicer toevoegen via Draaitabel analyseren > Slicer invoegen. Hiermee maak je klikbare filters voor bijvoorbeeld regio’s of producten.

Dit is vooral handig wanneer je regelmatig rapportages maakt voor collega’s.

Een draaitabel wordt niet altijd automatisch bijgewerkt wanneer de oorspronkelijke gegevens veranderen. Je moet de draaitabel daarom vernieuwen om recente gegevens zichtbaar te maken.

Voeg bijvoorbeeld een nieuwe verkoopregel toe aan je oorspronkelijke Excel-tabel.

Ga daarna terug naar de draaitabel, klik met de rechtermuisknop op een cel en kies Vernieuwen.

Excel verwerkt de nieuwe gegevens en berekent de totalen opnieuw.

Heb je de oorspronkelijke gegevens niet als Excel-tabel ingesteld? Dan moet je mogelijk eerst de gegevensbron uitbreiden.

Problemen met draaitabellen ontstaan vaak doordat gegevens niet correct zijn ingevoerd. Controleer daarom eerst de opmaak van je bronbestand voordat je de draaitabel opnieuw maakt.

Dit zijn vier veelvoorkomende problemen:

1. Excel toont Aantal in plaats van Som.
   Waarschijnlijk herkent Excel een of meer bedragen als tekst. Controleer het gegevenstype en kies eventueel opnieuw Som via Waardeveldinstellingen.
2. Nieuwe gegevens verschijnen niet.
   Vernieuw de draaitabel. Controleer daarnaast of de nieuwe regels binnen het geselecteerde gegevensbereik vallen.
3. De draaitabel geeft een foutmelding.
   Controleer of alle kolommen een unieke, niet-lege koptekst hebben en of het gegevensbereik correct is opgebouwd.
4. De uitkomsten kloppen niet.
   Controleer of bedragen als getallen zijn ingevoerd en of er geen dubbele registraties in de oorspronkelijke gegevens staan.

Heb je moeite met de basis van Excel? Lees dan ook Excel Basis vs Excel Gevorderd: welke cursus past bij jouw niveau?.

Een eenvoudige draaitabel kun je zelf leren maken. Wil je regelmatig grote gegevensbestanden analyseren, dan is het handig om ook geavanceerdere mogelijkheden te kennen, zoals groeperen, slicers, berekeningen en draaigrafieken.

Bij Startel helpen we al meer dan 25 jaar mensen bij het ontwikkelen van hun IT-vaardigheden.

In de training Microsoft Excel Gevorderd – Tabellen en Databases leer je deze technieken toepassen. Je werkt met tabellen, filters, draaitabellen en grafieken om gegevens overzichtelijk te analyseren.

Met de stappen uit deze gids kun je alvast zelfstandig je eerste draaitabel maken en ontdekken welke mogelijkheden Excel biedt.