Auteur: Hylke
19 februari 2024
2/19/2024
13 minuten om te lezen om te lezen

Microsoft Excel: Tips en trucs voor het verhogen van jouw productiviteit.

Microsoft Excel is een belangrijk hulpmiddel voor een goede productiviteit in het bedrijfsleven en wordt gebruikt voor een groot aantal taken van gegevensorganisatie tot geavanceerde analyse. In deze blog delen we praktische tips en trucs om jouw productiviteit in Excel te verhogen. Of je nu een beginner bent of een ervaren gebruiker, deze inzichten kunnen je helpen om efficiënter te werken en je gegevens duidelijker en aantrekkelijker weer te geven.

Wat is Microsoft Excel?    

De kracht van Microsoft Excel ligt in zijn vermogen om complexe berekeningen en gegevensanalyse eenvoudig en toegankelijk te maken. Het programma kan alleen nog veel meer dan alleen basisberekeningen uitvoeren. Zo kan Excel worden ingezet als hulpmiddel dat ingewikkelde gegevensmanipulatie, uitgebreide analytische mogelijkheden en krachtige visualisatietechnieken biedt.

Microsoft Excel blinkt uit in het analyseren van grote hoeveelheden gegevens. Met functies zoals draaitabellen kunnen gebruikers snel gegevens sorteren, organiseren en samenvatten, waardoor het trends en patronen eenvoudig geïdentificeerd kunnen worden. De geavanceerde grafiek- en visualisatieopties van Microsoft Excel stellen gebruikers in staat om gegevens op een manier te presenteren die zowel informatief als visueel aantrekkelijk is.

Samengevat is Excel een handig hulpmiddel dat je kunt inzetten bij je werkzaamheden op kantoor, in het onderwijs of zelfs thuis. Nu we weten wat het programma kan en doet, is het tijd om de technische aspecten van het programma te verkennen. We zetten de belangrijkste functies op een rij en nemen je mee in de mogelijkheden die deze bieden.

Sneltoetsen gebruiken om de productiviteit te verhogen

Sneltoetsen zijn toetscombinaties die een bepaalde handeling in software verrichten. Door sneltoetsen te gebruiken kun je op een snelle manier bepaalde opdrachten uitvoeren. Het gebruik van sneltoetsen kan de hoeveelheid tijd die je besteedt aan veelvoorkomende taken aanzienlijk verminderen.

Sneltoetsen bieden grote voordelen. Ten eerste verbeteren ze jouw werktempo. Door minder tijd te besteden aan het navigeren met de muis, kunt je sneller bepaalde handelingen verrichten. Ten tweede verminderen ze fysieke inspanning. Bij mensen die langdurig achter een computer zitten, kan het verminderen van het constante gebruik van een muis de kans op RSI (Repetitive Strain Injury) verlagen. Ten slotte kunnen sneltoetsen ook helpen bij het behouden van de concentratie. Door minder te hoeven schakelen tussen toetsenbord en muis, kun je geconcentreerd blijven werken aan jouw opdracht.

Hoewel sneltoetsen per besturingssysteem en software kunnen verschillen, zijn er enkele universele sneltoetsen die in de meeste programma’s werken. Dit betekent dat je de sneltoetsen niet alleen in Excel kan gebruiken maar ook in de meeste andere office programma’s zoals Word en PowerPoint.

Hier zijn enkele universele sneltoetsen die je zou kunnen gebruiken:

  • Ctrl+C om iets te kopiëren.
  • Ctrl+V om iets te plakken.
  • Ctrl+Z om de laatste actie ongedaan te maken.
  • Ctrl+Y om een actie weer uit te voeren nadat deze ongedaan is gemaakt.
  • Alt+Tab om snel tussen geopende programma’s te schakelen.

Informatie in een Microsoft Excel-bestand visualiseren

In de hedendaagse datagestuurde wereld speelt het visueel presenteren van informatie een cruciale rol in zowel het bedrijfsleven als in het onderwijs. Of het nu gaat om een bedrijfspresentatie, een wetenschappelijk artikel, of een projectoverzicht, het effectief visualiseren van gegevens kan het verschil maken in hoe de boodschap wordt overgebracht. Goed gepresenteerde informatie kan helpen om data  die anders misschien over het hoofd worden gezien te benadrukken. Bovendien vergroot het de betrokkenheid van het publiek en vereenvoudigt het de duidelijkheid van de gepresenteerde informatie.

Kleurgebruik om aandacht te trekken

Kleur is een krachtig hulpmiddel in het visueel presenteren van informatie. Het valt op en daardoor trek je sneller de aandacht van de mensen. Zo is de naastliggende foto van een gekleurde bakstenen muur je waarschijnlijk wel opgevallen. Het gebruik van verschillende kleuren kan helpen bij het onderscheiden van kolommen en rijen, het benadrukken van belangrijke informatie of het uitlichten van specifieke gedeelten in grafieken en tabellen. Het is belangrijk om kleuren te kiezen die goed met elkaar overeenkomen en tegelijkertijd een lust zijn voor het oog. Overweeg het gebruik van kleurenschema’s die aansluiten bij de huiskleur(en) van jouw organisaties of het onderwerp van de presentatie.

De leesbaarheid verbeteren

Om een document goed leesbaar te maken is het belangrijk om voor een duidelijk lettertype en een goede lettergrootte te kiezen. Kies voor eenvoudige, heldere lettertypen en vermijd het gebruik van te veel verschillende lettertypen in één document of presentatie. Als jij jouw document of presentatie projecteert, dan moet het lettertype groot genoeg zijn om vanaf een afstand leesbaar te zijn, met name bij grafieken en tabellen.

Effectief gebruikmaken van grafieken en diagrammen

Grafieken en diagrammen zijn uitstekende hulpmiddelen voor het visualiseren van gegevens. Kies de grafiek die het beste past bij de gegevens die je wilt laten zien. Staafdiagrammen zijn bijvoorbeeld geweldig voor het vergelijken van hoeveelheden, terwijl lijndiagrammen nuttig zijn voor het weergeven van trends over tijd. Zorg ervoor dat jouw grafieken en diagrammen titels en informatie bevatten, zodat mensen het goed kunnen begrijpen.

 

Training volgen

Wij hebben je nu snel een paar tips gegeven over het efficienter gebruiken van excel. Het kan alleen een tijdje duren voordat je het programma daadwerkelijk onder de knie hebt. Veel mensen hebben alleen geen tijd om dit zelf aan te leren en om hier zelf in te verdiepen. Daarom bieden wij vanuit Startel verschillende trainingen aan waarmee jij je basisvaardigheden snel en onder begeleiding onder de knie kunt krijgen. Voor degenen die al een goede basis hebben, bieden wij een aantal geavanceerde trainingen die elk gericht zijn op specifieke aspecten van Microsoft Excel.