Wat moet je weten voordat je AI op je werk gaat gebruiken?

Begin bij het beleid van je eigen organisatie, niet bij de tool. Veel bedrijven hebben inmiddels afspraken over welke AI-tools zijn toegestaan, met welk account je mag werken en welke gegevens je er wel en niet in mag zetten. Is er nog geen beleid, vraag dan bij je leidinggevende of de functionaris gegevensbescherming na wat de lijn is voordat je begint. Dat is geen formaliteit: het verschil tussen een goedgekeurde zakelijke omgeving en een privéaccount bepaalt in de praktijk wat je er veilig in kwijt kunt.

De vuistregel is simpel: alles wat je niet zomaar naar een externe partij zou mailen, zet je ook niet in een AI-tool. Concreet gaat het om persoonsgegevens van klanten, patiënten of collega’s, financiële gegevens, wachtwoorden en inloggegevens, en vertrouwelijke bedrijfsinformatie zoals contracten, offertes in onderhandeling of nog niet openbare plannen. Voor persoonsgegevens geldt bovendien dat de AVG gewoon van toepassing blijft: zonder verwerkersovereenkomst met de aanbieder voer je die niet in. Wil je toch met een echte casus werken, anonimiseer die dan eerst. Vervang namen, klantnummers en bedragen door fictieve waarden. In de meeste gevallen wordt het antwoord er niet minder bruikbaar van.

Dat verschilt per tool en per account, en het is de moeite waard om dat één keer goed uit te zoeken. Bij consumentenversies kan je invoer worden gebruikt om modellen te verbeteren, tenzij je dat zelf uitschakelt in de instellingen. Bij zakelijke varianten en tools binnen je eigen Microsoft 365-omgeving blijft data doorgaans binnen de afgesproken grenzen. Controleer daarom drie dingen voordat je begint: met welk account je bent ingelogd, of het delen van gesprekken voor modelverbetering aanstaat, en of je organisatie een overeenkomst heeft met de aanbieder. Meer voorbeelden van wat er in de praktijk misgaat, staan in de blog over de meest gemaakte fouten met ChatGPT en Copilot op het werk.

Behandel elk AI-antwoord als een concept van een stagiair: bruikbaar als startpunt, niet als eindproduct. Controleer in elk geval de feiten, cijfers en bronnen, en lees kritisch of de toon en inhoud kloppen bij je organisatie. Dat is geen overdreven voorzichtigheid: AI-tools presenteren onjuiste informatie in exact dezelfde zelfverzekerde stijl als kloppende informatie. Een vaste werkwijze om dat snel te doen vind je in de blog over hoe je AI-antwoorden controleert.

Ja. De aanbieder van een AI-tool geeft geen garanties over de juistheid van de output, dus zodra jij een tekst verstuurt, publiceert of gebruikt om een beslissing te onderbouwen, is het jouw tekst en jouw beslissing. Dat betekent ook dat sommige taken sowieso niet bij een algemene AI-tool horen: medisch of juridisch advies, definitieve besluitvorming over mensen en alles met rechtsgevolgen. Waar die grenzen precies liggen, lees je in het artikel over waarvoor je ChatGPT niet mag gebruiken.

Begin bij taken waar het risico laag is en de tijdwinst direct zichtbaar. Denk aan het herschrijven van een tekst die je zelf hebt aangeleverd, het samenvatten van een document, het opstellen van een eerste versie van een mail, het bedenken van invalshoeken voor een overleg of het omzetten van losse aantekeningen naar een net verslag. Wat die taken gemeen hebben: jij levert de inhoud, de AI helpt met de vorm, en je ziet meteen of het klopt. Taken waarbij de AI feiten moet aandragen die jij niet kunt verifiëren, laat je in het begin nog even links liggen.

Omdat je pas verantwoord met AI kunt werken als je snapt wat de tool wel en niet doet. De Europese AI-wetgeving legt daar ook expliciet gewicht op: medewerkers die met AI werken, moeten aantoonbaar AI-geletterd zijn. Wat dat voor organisaties betekent, staat in de blog over voldoen aan de Europese AI Act. Voor jou als medewerker komt het neer op basiskennis: hoe een model tot een antwoord komt, waar de risico’s zitten en hoe je output beoordeelt.

Die basis leg je in de training AI voor beginners. Je maakt kennis met AI en met tools als ChatGPT en Copilot, je oefent met toepassingen uit je eigen werk en je leert waar de grenzen liggen rond privacy, betrouwbaarheid en verantwoord gebruik. De training is geschikt voor iedereen met computerwerk, ongeacht functie of sector, en Startel begeleidt professionals hier inmiddels ruim 25 jaar bij. Wil je juist één tool grondig leren, dan sluiten ChatGPT in 1 dag of Microsoft Copilot in 1 dag beter aan.